при таком небольшом кол-ве членов жюри, вопрос решается просто созвоном по телефону.

а вообще можно сделать так: членов жюри может быть сколько угодно.
но есть некий совет, в который входит 5 человек из членов жюри. они и голосуют.
если человек не может принимать участие в голосовании, он выбывает, и его заменяет другой член жюри.
не проголосовал в срок - все, выбываешь.