Вы бы лучше своему бухгалтеру свои вопросы задали
я уже вам написал что если боитесь сдавать копию, напишите на ней слоновьими буквами что это копия и что сдается она туда то и для таких то целей
да и использовать даже просто ксерокопию без оригинала весьма проблематично
вы банковскими услугами пользуетесь? на визы подаете?
к копиям вашего паспорта имеют доступ банковские работники и сотрудники визовых служб, которые могут слить копии паспортов своим знакомым и неизвестно как эти данные использовать, миллиард прокачать через помойку, где вы учередитель, у вас такое часто случалось?

субсидии выделяются каждый год и документы на них соотвественно оформляются и подаются ежегодно
бухгалтерша возила папку с документами несколько раз, заворачивали, чего то нехватало
в итоге субсидии вместо марта документально оформили тока в августе