написать два-три варианта как должен выглядеть отчет. с примерами всевозможных телефонов, адресов, ссылок на другие сайты и т.п. это будет понятней и начинающим - сразу видно как надо писать.
все таки обратите внимание как это делают Архивариусы. там сразу вставляются ключевые слова для поиска (как писать эти слова обсуждалось полтора месяца назад в Трепе). в идеале аналогично должно быть и во всех отчетах КЛС.